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Usar as tarefas e o Planner
As tarefas que você pede para a outra pessoa ou que vão fazer juntos ficam na aba Tarefas do modo Calendário. O que só você precisa fazer se organiza trocando para o modo Planner. As tarefas dos dois lugares não se misturam: ficam salvas separadamente. Quando as tarefas se acumularem no Planner, divida em listas e use a busca e o menu ⋯ para encontrar ou escolher o que ver.
Seu próprio Planner
Passo 3. Em Mudar modo na barra de abas, toque em Planner
No seletor de modo, à direita da barra de abas e à esquerda de Ajustes, toque em Planner: as abas passam a ser Hoje, Listas, Dias e Ajustes. Toque em Agenda para voltar.
O que você anota no Planner só você vê. Fica salvo separado do calendário que você usa com a outra pessoa, e ao abrir o app de novo ele abre no último modo usado.
Passo 4. Na aba Hoje, toque em + para anotar e use a caixa de seleção para concluir
A aba Hoje mostra as tarefas do dia em uma única lista. Ao tocar no botão + no canto inferior direito, aparece o mesmo campo de uma linha do calendário. Se você escrever algo como “amanhã às 19:00 fazer compras”, a data e o horário são preenchidos, e o item é salvo como tarefa, não como evento.
Se você escrever também o nome de uma lista, a tarefa vai para essa lista; se não, vai para a lista mostrada acima do campo. No início é Caixa de entrada, e você pode mudar a Lista padrão em Planner, na aba Ajustes.
Ao tocar na caixa à esquerda da linha, a tarefa é concluída e o título fica riscado; tocando de novo, ela volta. Ao tocar no resto da linha, abre uma janela para escrever notas e subtarefas. Data, repetição e lembretes são alterados tocando na linha de resumo dessa janela.
As tarefas com prazo vencido ficam reunidas no topo da lista, na linha Tarefas atrasadas. Toque na linha para expandir; com Mover todos para hoje, à direita da linha, todas vão para hoje, e dá para desfazer.
Passo 5. Toque e segure uma linha e arraste para mudar a ordem, ou solte na linha da semana no topo para mudar de dia
Na lista da visualização Dia, toque e segure uma linha por cerca de 0,35 segundo: ela se levanta um pouco. Arraste para cima ou para baixo, as outras linhas abrem espaço e, quando você solta, ela fica nesse lugar. Embaixo aparece um aviso como “Fazer compras subiu”, e dá para desfazer com Desfazer.
Se você soltar a linha em um dia da linha da semana no topo, ela vai para essa data. Quando a data muda, um aviso como “Movido para 8 de outubro” mostra para onde ela foi.
As tarefas reunidas em Tarefas atrasadas também podem ser arrastadas do mesmo jeito: solte no lugar que quiser da lista de hoje e elas ficam ali. Na visualização Mês, toque e segure um dia e arraste até outro: abre a adição rápida para um novo evento nesse período.
Organizar as tarefas em listas
Passo 6. Agrupe as tarefas na aba Listas
Na aba Listas ficam Caixa de entrada e Concluídas, as Listas inteligentes que reúnem tarefas sem levar a data em conta, e Minhas listas. Ao tocar em uma lista, aparecem as tarefas dela.
No início já existem listas de mudança, trabalho e saúde. Toque em Nova lista e escolha nome e cor para criar uma lista nova. O nome e a cor das listas só você vê.
Caixa de entrada é a caixa padrão para onde vão as tarefas sem lista. Aqui, cada linha tem um botão Mover para hoje que, ao ser tocado, muda a data da tarefa para hoje.
Passo 7. Abra uma lista e toque nos chips do topo para mudar a visualização
Ao abrir uma lista, há três chips acima dela. Cada toque muda o chip para o valor seguinte, e a escolha fica guardada separadamente em cada lista.
Chips do topo da lista Chip Valores a cada toque Valor inicial Ordenar Manual → Data planejada → Prazo → Data de criação → Nome Manual Grupo Nenhum → Data planejada → Concluídas Data planejada Concluídas: 3 Mostrar ↔ ocultar as tarefas concluídas Mostrar - Ordenar por Data planejada põe primeiro a data planejada mais próxima; por Prazo, o prazo mais próximo. Tarefas sem data vão para o fim.
- Se o grupo for Data planejada, as tarefas são divididas nesta ordem: Prazo vencido, Hoje, Esta semana, Sem data e Depois.
- Se o grupo for Concluídas, elas são divididas em Tarefas restantes e tarefas concluídas.
Passo 8. Toque e segure uma lista para mudar nome e cor ou para excluí-la
Na aba Listas, toque e segure a linha de uma lista. Se a lista estiver aberta, o botão ⋯ no canto superior direito abre a mesma janela Editar lista. Mude o nome e a cor e salve.
Para excluir, toque em Apagar lista na seção Organizar, no fim da janela. Uma lista sem nenhuma tarefa é excluída na hora. Se houver tarefas, o app pergunta o que fazer com elas.
- Mover para a Caixa de entrada: é a opção escolhida no início. Só a lista é excluída, e as tarefas dela vão para Caixa de entrada.
- Apagar as tarefas também (5): exclui a lista e todas as tarefas dela.
Buscar tarefas e escolher o que ver
Passo 9. Toque na lupa, digite pelo menos dois caracteres e use os filtros para refinar
Toque na lupa no canto superior direito da aba Hoje. Na tela inicial da aba Listas, em Caixa de entrada e em Concluídas a lupa fica no mesmo lugar. Dentro de uma lista, esse lugar vira ⋯; por isso, abra a busca fora das listas.
A busca começa a partir de dois caracteres. Primeiro ela olha o título das tarefas e, se não achar, olha também subtarefas e notas. Resultados encontrados fora do título mostram onde a busca achou: “Subtarefa” ou “Nota”. Além do seu Planner, ela também busca nos eventos do calendário compartilhado, nos eventos importados e nos contadores de dias.
Quando você digita algo, aparece um botão de filtro à direita. Ao tocar nele, abre a janela Onde buscar, e Redefinir volta todos os filtros ao valor inicial.
Filtros de busca Filtro Valores disponíveis O quê Todos, Minhas tarefas, Eventos compartilhados, Eventos importados, Dias Qual status Só pendentes (valor inicial), Incluir concluídos, Só concluídos De quando Todo o período (valor inicial), Esta semana, Este mês, Últimos 3 meses Qual lista Todos (valor inicial) ou uma das suas listas - Os filtros de status, período e lista só valem para as tarefas do seu Planner. O período filtra pelo prazo; por isso, tarefas sem data ficam de fora quando você escolhe um período.
- Minhas tarefas são as tarefas que você anotou no Planner. Eventos compartilhados e Eventos importados são somente leitura.
- Quando você ativa filtros, o botão de filtro mostra quantos estão ativos. Se não houver resultados, aparece o botão Incluir concluídos para ampliar a busca de uma vez e, se você tiver limitado o período, também o botão Buscar em todo o período.
- Se não houver nenhum resultado, aparece embaixo o cartão Não encontrou a tarefa?. Toque em Criar na Caixa de entrada para criar uma tarefa nova com o texto buscado como título.
Passo 10. Toque em ⋯ na aba Hoje e deixe ativado só o que você quer ver
No canto superior direito da aba Hoje, ao lado da lupa, toque em ⋯ para abrir um pequeno menu. A cada toque, o chip é ativado ou desativado, e os desativados ficam apagados. O que você desativar some das visualizações de dia, semana e mês.
O menu tem três partes. Minhas listas ativa ou desativa suas listas uma por uma. Modo Calendário escolhe os eventos do modo Calendário por Juntos e por nome de membro. Se você tiver dois espaços ou mais, aparece uma linha com o nome de cada espaço, e ao tocar no nome todos os chips daquele espaço são ativados ou desativados juntos. Calendários externos só aparece se você tiver escolhido calendários do celular para usar no Planner.
Os eventos que vêm do modo Calendário mostram um cadeado no lugar da caixa de seleção, então não dá para concluí-los pelo Planner.
Bom saber
- O + do modo Calendário cria eventos, e o + do modo Planner cria tarefas. Mesmo sendo o mesmo campo de uma linha, eles são salvos em lugares diferentes.
- De graça, dá para criar até 20 tarefas no Planner. As concluídas também contam; por isso, para liberar espaço, é preciso excluir as que você não precisa mais. As tarefas já criadas continuam funcionando mesmo acima do limite.
- No celular, o botão Hoje no canto superior esquerdo da tela permite escolher as visualizações Hoje, Semana e Mês, e ao tocar e segurar você volta para hoje.
- Para levar uma tarefa do Planner também para o calendário, ative Adicionar também ao calendário na janela de edição. De graça, dá para fazer isso até 3 vezes.
- Ao concluir uma tarefa recorrente, a mesma tarefa é criada na próxima data. As subtarefas vêm desmarcadas e, se você concluir com atraso, as datas que já passaram são puladas e a tarefa fica na primeira data a partir de hoje.
- A linha de resumo da janela da tarefa também mostra a partir de quando a próxima data é contada, como “Toda semana · Pela data prevista”. “Pela data prevista” conta a partir da data que você tinha definido, e “Pela data de conclusão”, a partir do dia em que você concluiu. A janela de edição do app de celular não tem uma opção para escolher isso, então as repetições criadas no celular contam pela data prevista.
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