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Usare le cose da fare e il Planner
Quello che chiedi all’altra persona o che fate insieme va nella scheda Da fare della modalità Agenda. Quello che gestisci da solo lo organizzi passando alla modalità Planner. Le cose da fare dei due posti non si mescolano: sono salvate separatamente. Quando il Planner si riempie, dividi le attività in liste e usa la ricerca e il menu ⋯ per trovarle o scegliere cosa vedere.
Il tuo Planner
Passo 3. In Cambia modalità della barra delle schede, tocca Planner
Nel selettore di modalità, a destra nella barra delle schede e a sinistra delle impostazioni, tocca Planner: le schede diventano Oggi, Liste, Giorni e Impostazioni. Tocca Agenda per tornare.
Quello che scrivi nel Planner lo vedi solo tu. È salvato separatamente dal calendario che condividi con l’altra persona, e l’app si riapre nell’ultima modalità usata.
Passo 4. Nella scheda Oggi tocca + per scrivere; completa con la casella
La scheda Oggi mostra le attività del giorno in un unico elenco. Il pulsante + in basso a destra apre lo stesso campo a una riga del calendario. Se scrivi per esempio «domani alle 19:00 spesa», data e ora si compilano e viene salvata come attività, non come evento.
Se scrivi anche il nome di una lista, l’attività finisce in quella lista; altrimenti va nella lista mostrata sopra il campo. All’inizio è In arrivo; puoi cambiare Lista predefinita in Planner nella scheda Impostazioni.
Tocca la casella a sinistra della riga per completare l’attività: il titolo viene barrato; toccala di nuovo per annullare. Tocca il resto della riga per aprire la finestra in cui scrivere note e sottoattività. Data, ripetizione e promemoria si modificano toccando la riga di riepilogo di quella finestra.
Le attività scadute si raccolgono in cima all’elenco nella riga Attività in ritardo. Toccala per espanderla; Sposta tutti a oggi a destra della riga le sposta tutte a oggi, e puoi anche annullare.
Passo 5. Tieni premuta una riga e trascinala per cambiare l’ordine, o lasciala sulla riga della settimana in alto per spostarla a un altro giorno
Nell’elenco della vista Giorno, tieni premuta una riga per circa 0,35 secondi: si solleva leggermente. Trascinala in su o in giù, le altre righe si spostano e, quando la lasci, resta in quel punto. In basso compare un avviso come «Elemento spostato su: Spesa», e puoi annullare con Annulla.
Se lasci la riga su un giorno della riga della settimana in alto, si sposta a quella data. Quando la data cambia, un avviso come «Spostato al 8 ottobre» ti dice dove è finita.
Anche le attività raccolte in Attività in ritardo si trascinano allo stesso modo: lasciale nel punto che vuoi dell’elenco di oggi e finiscono proprio lì. Nella vista Mese, tieni premuta una data e trascina fino a un altro giorno: si apre l’aggiunta rapida per un nuovo evento in quel periodo.
Organizzare con le liste
Passo 6. Raggruppa le attività nella scheda Liste
Nella scheda Liste ci sono le Liste smart In arrivo e Completate, che raccolgono senza badare alle date, e Le mie liste. Tocca una lista per vederne le attività.
All’inizio esistono già le liste Trasloco, Lavoro e Salute. Tocca Nuova lista e scegli nome e colore per creare una lista. Nome e colore delle liste li vedi solo tu.
In arrivo è la lista predefinita in cui finiscono le attività senza lista. Qui ogni riga ha il pulsante Sposta a oggi: toccalo per impostare la data dell’attività a oggi.
Passo 7. Apri una lista e tocca i chip in alto per cambiare la vista
Quando apri una lista, sopra l’elenco ci sono tre chip. Ogni tocco porta un chip al valore successivo, e la scelta viene ricordata per ogni lista.
I chip in cima a una lista Chip Valori a ogni tocco Valore iniziale Ordina Manuale → Data pianificata → Scadenza → Data di creazione → Nome Manuale Gruppo Nessuno → Data pianificata → Completate Data pianificata Completate: 3 Mostra ↔ nascondi le attività completate Mostra - L’ordinamento Data pianificata mette prima la data prevista più vicina; Scadenza mette prima la scadenza più vicina. Le attività senza data vanno in fondo.
- Con il gruppo Data pianificata, le attività si dividono in quest’ordine: Scadute, Oggi, Questa settimana, Senza data, Più tardi.
- Con il gruppo Completate, si dividono in Attività rimanenti e attività completate.
Passo 8. Tieni premuta una lista per cambiarne nome e colore o eliminarla
Nella scheda Liste, tieni premuta la riga di una lista. Se la lista è aperta, anche il pulsante ⋯ in alto a destra apre la stessa finestra Modifica lista. Cambia nome e colore e salva.
Per eliminarla, tocca Elimina lista nella sezione Organizza in fondo alla finestra. Una lista vuota viene eliminata subito. Se contiene attività, l’app chiede cosa farne.
- Sposta in «In arrivo»: è l’opzione selezionata all’inizio. Viene eliminata solo la lista, e le sue attività passano in In arrivo.
- Elimina anche le attività (5): elimina la lista e tutte le sue attività.
Trovare le attività e scegliere cosa vedere
Passo 9. Tocca la lente, scrivi almeno due caratteri e restringi con i filtri
Tocca la lente in alto a destra nella scheda Oggi. La lente è nello stesso punto anche nella schermata principale della scheda Liste, in In arrivo e in Completate. Dentro una lista quel punto diventa ⋯: apri quindi la ricerca fuori dalle liste.
La ricerca parte da due caratteri. Guarda prima il titolo delle attività e poi anche sottoattività e note. Se un risultato è stato trovato fuori dal titolo, l’indicazione «Sottoattività» o «Nota» dice dove. Oltre al tuo Planner, cerca anche negli eventi del calendario condiviso, negli eventi importati e nei contagiorni.
Quando scrivi, a destra compare il pulsante dei filtri. Toccalo per aprire la finestra Cerca in; Reimposta riporta tutti i filtri al valore iniziale.
Filtri di ricerca Filtro Valori possibili Cosa Tutti, Le mie attività, Eventi condivisi, Eventi importati, Giorni Quale stato Solo da completare (valore iniziale), Includi completati, Solo completati Di quando Qualsiasi periodo (valore iniziale), Questa settimana, Questo mese, Ultimi 3 mesi Quale lista Tutti (valore iniziale) oppure una delle tue liste - I filtri di stato, periodo e lista valgono solo per le attività del tuo Planner. Il periodo si basa sulla scadenza: per questo, se scegli un periodo, le attività senza data vengono escluse.
- Le mie attività sono le attività scritte nel Planner. Eventi condivisi e Eventi importati sono di sola lettura.
- Con dei filtri attivi, sul pulsante dei filtri compare quanti sono. Se non ci sono risultati compare il pulsante Includi completati per allargare in un tocco, e se hai ristretto il periodo compare anche Cerca in tutti i periodi.
- Se non c’è nessun risultato, in basso compare la scheda Non trovi l’attività?. Tocca Crea in «In arrivo» per creare un’attività con la ricerca come titolo.
Passo 10. Tocca ⋯ nella scheda Oggi e lascia accese solo le cose che vuoi vedere
Tocca ⋯ in alto a destra nella scheda Oggi, accanto alla lente, per aprire un piccolo menu. Ogni tocco accende o spegne un chip, e i chip spenti si attenuano. Quello che spegni sparisce dalle viste giorno, settimana e mese.
Il menu ha tre parti. Le mie liste accende e spegne le tue liste una per una. Modalità Calendario sceglie gli eventi della modalità Agenda per Insieme e per nome dei membri. Se hai più spazi compare una riga con il nome di ogni spazio: tocca il nome per accendere o spegnere in un colpo i chip di quello spazio. Calendari esterni compare solo se hai scelto dei calendari del telefono da usare nel Planner.
Gli eventi che arrivano dalla modalità Agenda hanno un lucchetto al posto della casella: non puoi completarli dal Planner.
Buono a sapersi
- Il + della modalità Agenda crea un evento, quello della modalità Planner un’attività. Il campo a una riga è lo stesso, ma cambia dove viene salvato.
- Gratis puoi creare fino a 20 attività nel Planner. Contano anche quelle completate: elimina quelle che non ti servono più per liberare posto. Le attività già create restano utilizzabili anche oltre il limite.
- Sul telefono, il pulsante Oggi in alto a sinistra permette di scegliere la vista Oggi, Settimana o Mese; tenendolo premuto torni a oggi.
- Per mettere un’attività del Planner anche nel calendario, attiva Aggiungi anche al calendario nella finestra di modifica. Gratis puoi farlo 3 volte.
- Quando completi un’attività ricorrente, la stessa attività viene creata di nuovo alla data successiva. Le sottoattività ripartono senza spunta e, se la completi in ritardo, le date già passate vengono saltate: viene fissata alla prima data da oggi in poi.
- La riga di riepilogo della finestra di un’attività indica anche come si conta la data successiva, per esempio «Ogni settimana · In base alla data prevista». In base alla data prevista si conta dalla data fissata; in base alla data di completamento, dal giorno in cui l’hai completata. Nella finestra di modifica dell’app per telefono non si può scegliere: le ripetizioni create dal telefono seguono la data prevista.
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